Lors du premier opus, j’ai listé un certain nombre de bonnes pratiques en matière de contrat.

Au-delà d’un simple acte juridique, un contrat est d’abord un véritable « outil de pilotage » qui doit servir à organiser la « règle du jeu » entre les parties pour leur bénéfice mutuel.

Voici la suite et fin de cet article. J’espère qu’il aura apporté des confirmations rassurantes aux uns et aura donné envie aux autres d’optimiser leurs contrats grâce aux quelques outils opérationnels présentés.

Achats-2Une règle du jeu

La loi d’un pays s’impose à toutes les personnes physiques ou morales du dit pays. Un contrat est dit la « loi des parties » et régit les rapports, droits et obligations des parties les unes envers les autres. Cependant il n’est pas pour autant au-dessus des lois. Les clauses d’un contrat ne doivent jamais transgresser les lois dont il dépend, faute de quoi, en cas de litige, elles seront jugées nulles et non avenues. (c.-à-d. sans effet, comme si elles n’avaient jamais existé).

Dans l’absolu, en France un contrat peut être extrêmement succinct, car la loi y est très fournie. Elle couvre quasiment tous les cas de figures et vicissitudes que vous pourriez rencontrer dans la vie de vos contrats. En revanche, aux USA, il y a très peu de lois. Il y a la Constitution et ses amendements, auxquels les séries américaines se réfèrent très souvent, quelques lois fédérales et les lois de chaque État. C’est la raison pour laquelle les cabinets d’avocats y sont si puissants, car il n’y a guère que la « Loi des parties » pour préciser la règle du jeu. Le peu de lois américaines n’est pas là pour suppléer à un oubli. Ce dernier crée un vide juridique dans le contrat, dès lors sujet à interprétation et à plaidoirie…

S’assurer de la loi dont dépend le contrat est d’autant plus important qu’il est conclu entre des parties de nationalités différentes. Imaginez que vous soyez importateur de viande de mouton. Un contrat mal ficelé peut vous obliger à aller plaider votre cause au tribunal d’Auckland ! Remarquez, c’est l’occasion d’aller visiter ce magnifique pays des antipodes qu’est la Nouvelle-Zélande…

Bonne pratique :

Terminez toujours vos contrats par une clause de juridiction précisant la loi appliquée et la juridiction qui aura à trancher d’éventuels litiges. Astuce : débrouillez-vous si possible pour retenir les lois de votre pays et le tribunal de commerce de votre ville…

Un Pilotage précis

Il est dangereux et néfaste de conclure un contrat et de le laisser vivre sans contrôle. C’est pourtant une situation que l’on retrouve trop souvent.

Imposer un cahier des charges en imaginant qu’il sera systématiquement respecté est loin d’être suffisant. En général les cas litigieux, les non-conformités s’accumulent. Les parties finissent par se retrouver en situation de conflit avancé en se demandant comment elles en sont arrivées là.

Un contrat détermine un ou plusieurs processus entre les parties. Tout processus doit être piloté précisément pour s’assurer de sa bonne marche et de sa bonne fin. Le pilotage nécessite des indicateurs vérifiés périodiquement, permettant de juger du respect des performances attendues. Par exemple imaginez que vous roulez sur autoroute sans compteur de vitesse. Seriez-vous capable de respecter la limitation à 130 km/h … ? 

Bonne pratique :

Sur le principe du « qui n’avance pas recule », dans un contrat d’achat à forts enjeux, le donneur d’ordres aura intérêt à systématiquement négocier une clause de « progrès continu » précisant que la prestation du Fournisseur sera régulièrement évaluée. Idéalement définissez en annexe au contrat le mode et les indicateurs d’évaluation ainsi que les performances attendues. Astuce : prévoyez au moins un indicateur par service de votre entreprise en interface avec le contrat (Achats, Production, Maintenance, Qualité, Comptabilité, …)

Chaque évaluation donnera lieu à un comité de pilotage du contrat durant lequel sera remis à jour le plan de progrès engageant le Fournisseur à rester « dans les clous » du contrat, voire à améliorer sa prestation et ses coûts, grâce à l’effet d’expérience par exemple.

Conclusion

Même si vous n’êtes pas juriste, il est nécessaire de sécuriser vos contrats pour éviter les mauvaises surprises. Cela ne s’improvise pas et les quelques bonnes pratiques ci-dessus peuvent être largement complétées : qu’en est-il de la garantie, des pièces de rechange, des mises en services, etc.

Avant la rédaction d’un contrat, il convient de savoir exprimer précisément son besoin, de sélectionner les Fournisseurs et de négocier en prenant en compte de nombreux paramètres techniques, commerciaux, juridiques et des attentes multiples, toutes légitimes (fiabilité, cahier des charges, rémunération, etc.).

Mener à bien tout cela est un métier qui ne s’improvise pas et nécessite expérience et professionnalisme. Les Achats sont là pour aider votre entreprise à profiter sans risque des ressources que lui offre le marché.

Merci de réagir en apportant ici vos commentaires et vos témoignages.

Et si on en discutait ensemble ?

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